Aimful: Testujeme meeting asistenta
Plánujete meetingy s jasným plánem, nebo je bezmyšlenkovitě zapisujete do kalendáře a poté improvizujete na místě? V Apploudu jsme dlouho bojovali s tím, že některé schůzky zabíraly zbytečně moc času z denní agendy, scházelo se na nich více lidí, než bylo nutné a neměli jsme vždy dobře definované cíle na začátku. Tím docházelo k rozptylování při režijní práci, protože se vždy zpětně zjistilo, na kterou otázku jsme zapomněli a museli jsme to vyřešit mimo určený čas.
Prvně jsme zavedli jednoduché pravidlo. Na začátku schůzky se na flipchart zapsala hlavní témata, abychom je měli všichni na očích. Postupně jsme cíle odškrtávali a na konci bylo jasné, zda se probralo vše, co bylo potřeba. Tým jsme vedli k odpovědnému chování a byl dáván důraz na efektivní využití času. I tenhle systém měl bohužel mouchy a občas se na schůzích vyskytl někdo, kdo mohl svůj čas využít daleko efektivněji, kdyby zrovna programoval.
Narazili jsme na meeting asistenta, pod názvem Aimful. Neváhali jsme a pustili jsme se do beta testování. Smysl konceptu je prostý. Většina lidí má ve zvyku přijmout veškeré pozvánky a nepídí se, proč se mají účastnit a jaký přínos bude schůzka mít. Podobný problém je zaznamenán i ze stran organizátorů, většinou se na schůzku připravují velmi zběžně, pokud vůbec, nemají přesné cíle a neřeší následný follow-up. Aimful pomáhá chránit váš čas a zároveň vám připomene, jak si vážit času jiných lidí.
Služba aktuálně funguje na třech pravidlech. Cíl schůzky se specifikuje dopředu, zakladatel se zamýšlí nad repetitivními událostmi, zda mají aktuálně smysl a hlavně, zamezuje velký schůzkám. Ačkoli existují meetingy, kdy je dobré mít deset lidí, například při vykopnutí nového projektu, při běžných procesech je lepší se scházet v menším kruhu. Pokud řešíme design, nebo architekturu webu, vyřešíme to efektivněji a podstatně rychleji ve třech.
Samotný produkt funguje jako doplněk nainstalovaný do G-Suite. Implementuje se do vašeho firemního nebo osobního kalendáře a pomocí poznámek vám umožní nastavovat cíle u každé schůzky. Pokud tak neučiníte, v události se objeví tlačítko s výzvou akci. Kdokoliv pozván na událost může na tlačítko kliknout a tím vás upozornit na zanedbání stanovení cílů. Pokud vás nebude motivovat tohle, možná na vás zapůsobí ikony v samotném názvu události. Pokud cíle odignorujete, zjistíte, že váš kalendář je plný červených otazníků.
Aimful zatím testujeme. Oceňujeme, že na něj můžeme dávat okamžitou zpětnou vazbu. Během následujících týdnů a měsíců uvidíme, zda nám pomůže k lepšímu pracovnímu nasazení na schůzkách.
